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Die Qualität einer Besprechung zeigt sich vor allem darin, ob mit den Ergebnissen weitergearbeitet wird und die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt werden. Eine Voraussetzung dafür ist eine gute Dokumentation. Sie dient als Grundlage für die weitere Arbeit, als Informationsquelle und als Gedächtnisstütze. Die Dokumentation einer Besprechung hat die Aufgabe, wichtige Ergebnisse, wie Ideen, Entscheidungen und Maßnahmen festzuhalten, den Verlauf von Diskussionen zu dokumentieren und Stimmungen einzufangen.